Site / Apartman Yönetimi
Site ve apartman yönetimi bölümü; blok, bağımsız bölüm, mülk ilgilisi, aidat, gelir/gider ve duyuru süreçlerini merkezi olarak yönetmenize olanak tanır.
Not: Site / Apartman Yönetimi, abonelikte Housing modülü aktifleştirildiğinde kullanılabilir.
Bu Bölümde Neler Var?
- Mülk İlgilileri: Malik ve kiracı ilişkileri ile sakin portal hesaplarını yönetme
- Tahsilat / Gider Takibi: Giderler ve Tahsilatlar; tedarikçiler ve kasa/banka sekmeleri menüden gizlenebilir
- Duyurular: Site genelinde duyuru oluşturma ve yayınlama
- Anketler: Sakin görüşü toplamak için anket oluşturma ve sonuç izleme
- Tanımlar: Duyuru, tahsilat ve gider türleri; Bağımsız Bölümler, Bloklar ve Bağımsız Bölüm Türleri
Tipik Kullanım Sırası
Kurulum (bir kez)
Yeni bir siteyi sisteme tanımlarken şu sırayla ilerlenir:
- Tanımlar gözden geçirilir. Bağımsız bölüm türleri (Mesken, İş Yeri, Depo, Otopark), tahsilat türleri (Aidat, Kira geliri vb.), gider türleri (Personel ücreti, Elektrik faturası, Asansör bakımı vb.) ve duyuru türleri modül açıldığında hazır gelir. Sitede kullanılmayan tür pasife alınır, eksik olan eklenir, adı istenirse değiştirilir.
- Bloklar oluşturulur (A Blok, B Blok vb.). Bloklar ve bağımsız bölümler siteye özgü olduğu için hazır gelmez.
- Bağımsız Bölümler blok ve türlere atanarak oluşturulur.
- Mülk İlgilileri bağımsız bölümlere atanır; sakin portalını kullanacak kişilere portal daveti gönderilir.
- Kasa/Banka sekmesinden site için operasyonel hesaplar (nakit kasa, banka, kart/POS) tanımlanır. Gider ödemesinde paranın çıktığı hesap bu tanımlardan seçilir.
- Gerekiyorsa hesapların ve bağımsız bölümlerin açılış/devir bakiyeleri işlenir. Sisteme geçiş öncesindeki mevcut para ve borç durumu buradan girilir.
Not: Gider ödemesi hesap bakiyesine bakmaz; bakiye yetersizken de kaydedilebilir. Sakin ödemesi hesap bakiyesini artırmadığı için hesap bakiyesi yalnız açılış bakiyesi ve hesap transferiyle oluşur.
Aylık işletme döngüsü
Kurulum tamamlandıktan sonra her dönem şu sırayla ilerlenir:
- Giderler dönem, kapsam ve eşit/arsa payı dağıtım yöntemiyle kaydedilir. Gider kaydı tek başına para hareketi oluşturmaz, tedarikçiye olan borcu izler.
- Dönem tahakkuku oluşturulur; sistem dönemin uygun giderlerini kendi dağıtım yöntemleriyle bağımsız bölümlere paylaştırır ve sakinlere yansıtma bu adımda yapılır.
- Borç satırındaki Ödeme işlemiyle tahsilat alınır; borç tamamen veya kısmen ödenebilir. Ödeyene verilmek üzere satır menüsünden makbuz yazdırılabilir.
- Giderler ödenir; ödeme tarih ve tutarla kaydedilir, hesap seçimi istenmez.
- Dönem sonunda Kasa/Banka ekranından ay kapanışı yapılır; tahsilat, ödeme ve hesap bakiyesi toplamları dondurulur.
- Sol menüdeki Gider raporları ekranından paylaşılacak kalemler seçilir ve rapor yayımlanır. Sakinler raporu portalden görür; rapor ayrıca PDF olarak indirilip panoya asılabilir veya dağıtılabilir.
- Gerektiğinde Duyuru yayımlanır veya sakin görüşü için Anket açılır.
Bağımlılıklar: Ne sakin ödemesi ne de gider ödemesi bir kasa/banka hesabına bağlanır; ikisi de hesap bakiyesini değiştirmez. Hesap bakiyesi yalnız açılış bakiyesi ve hesap transferiyle oluşur. Gider raporu geçmiş herhangi bir ay için oluşturulabilir; ay kapanışı gerekmez.
Kapanıştan sonra düzeltme: Kapanmış aydaki bir giderin yalnız açıklaması ve belgesi düzenlenebilir. Tutar, tarih, tür veya kapsam yanlışsa Kasa/Banka > Dönem kapanışları sekmesinden ilgili satırın Dönemi aç eylemi kullanılır; gerekçe girilir, gider düzeltilir ve dönem yeniden kapatılır. Yalnız en son kapatılan dönem açılabilir. Rapor metnini düzeltmek için dönemi açmaya gerek yoktur: rapor önizlemesindeki satır açıklaması doğrudan düzenlenebilir ve yayımlama işlemi yeni bir revizyon oluşturur.